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    おはようございます。
    一般社団法人 生産、物流現場カイゼン研究会 中国支店の鳥枝です。
    https://a.k3r.jp/a_sol/37137B35380H9

    さて、今週の現場カイゼンブログのテーマは

    間接業務の標準化。

    についてです。

    会社の規模が大きくなればなるほど、直接作業員も増えますが、間接業務のスタッフも増えていきますよね。

    しかし、下記のようなことで困っている現場をたまに見かけます。

    間接業務を10年やっていた趙さん(仮名)が辞めてしまった。

    新人にもしっかりと引き継いでくれたのだけれども…

    趙さんがいなくなってから、お客さん、サプライヤからクレームの嵐…

    趙さん帰ってきて!(泣)

    なんてことで悩まれる会社は少なくありませんよね。

    ----------

    忙しい方のために先に結論を述べると

    生産現場、物流現場など、直接的な作業に関わる現場側には、要領書、QC行程図など様々な帳票が標準化をサポートしているのに…

    間接業務は属人的な状況から抜けられない。

    だったら、間接業務もしっかり標準化してしまいましょう。

    という話です。

    ----------



    これは以前、私が作成したカイゼン塾の公開講座の対応フロー図です。

    当時、さまざまな業務にてんてこ舞いでした。

    塾の講師もしますし、運営準備もしますし、カイゼン塾のお知らせだって作って送らなければなりませんでした。

    しかし、「いつまでも全てを担当していたら、これ以上は仕事を広げられない…」

    と、限界を感じて作成したものです。

    このフロー図では

    ・広報担当

    ・顧客

    ・受付担当

    ・会場運営担当

    と4名の登場人物がいますが…

    当時の私は顧客以外の3役を全て担当していました。

    (何なら会場でお客さん役も演じて、当日の流れを確認したり、座席に座って見やすさや首が疲れないかも考えたりなど準備していたので4役もやったりもしましたがね…笑)

    しかし、このフロー図を作成するときにあえて私が持っていた役割を機能別に分割しました。

    こうすることで、作業を振られた相手への一人あたりの負担を下げることを狙いました。

    人手が足らなければ、このフロー図を元に一人二役まで担当してもらうこともできますからね。

    ここら辺は現場の工程分割、工程分配と感覚的に近いものと思ってもらって結構です。



    今回の資料をサンプルとして間接業務標準化(フロー化)のポイントを8つにまとめてみると…

    --------------

    1)役割を分割する

    2)役割と個人名はごっちゃにしない
    (分けて書く。いずれ担当は変わります。)

    3)作業を分割/細分化する

    4)作業を順番に並べる

    5)関連のある業務を矢印で結ぶ

    6)印刷しておき、いつでも担当者が集まり、いまフローのどの段階にいるかを見えるようにする
    (印刷/掲示する。※PCの中に保存したままにしない!)

    7)作業要領書ではないので、作業の詳細は書きすぎない

    8)重要作業またはミスの発生しやすい作業については別途要領書を作成する

    ※このフローは期日の決まっている公開講座だったので期日(N)に対してN-14day,N-7Dayなどを記載しています。

    この点は目的に応じて必要が不要かを決めてください。

    ちなみに期日以降にも実行する作業がある場合はN+3Days(3日後まで)など期日以降の作業も明記しておいてくださいね。

    --------------

    さて、どうでしたか?

    属人化しやすい間接業務…

    ここら辺までポイントがまとまると標準化ができそうな気がしてきませんか?

    まずは試しに一つ作成してみてはいかがでしょうか?

    特に、

    あ〜〜!時間が取られる!

    この作業は本当に面倒(苦手)!

    なんて作業から対応するとやる気もUPしますよ。

    ちなみに、こんなのとっくに整備済みだよ!

    という、素晴らしい現場の方は現在の仕組みが標準のフローに沿って動いているかのチェックをしてみてください。

    ・人が変わってフローが勝手に変わっていたり…

    ・フローの存在自体が忘れ去られていたり…

    なんてことは、あるあるです。
    (今週の現場巡視のテーマが決まりましたね!)

    なにかのトラブルを未然に防げるかもしれません。

    あなたの現場がもっと良くなることを応援しています。

    PS.

    ちなみに間接業務の標準化が進むと…

    私が2017.10.09にメルマガで書いた記事の内容につながっていきます。

    有能なスタッフの離職に困っている人のための処方箋。

    https://a.k3r.jp/a_sol/37137B35380E12

    PPS.

    今回は間接向けのカイゼンの話でしたね。

    とはいえ、現場側に対しても

    「もっと、問題に自ら気づいて欲しい…」

    「自らカイゼンできるようになって欲しい…」

    実は多くの現場で上司が抱えているの悩みのようです。

    詳細は下記の中国の生産、物流現場向けに3年5ヶ月継続調査した内容のレポートをご覧になってみてくださいね。

    https://a.k3r.jp/a_sol/37137B35380D96

    一般社団法人 生産、物流現場カイゼン研究会 中国支店
    現場カイゼン診断士 鳥枝 将光

    ==== この定期カイゼン通信の目的 ========
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